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            1. 群杰和用戶一起改變世界

              群杰已服務包括中國/世界500強及碧桂園、360、萬達、立邦、紅豆、南通三建等在內的2000+企業

              中南集團

              發布時間:2021-02-23 10:05 信息來源: 閱讀次數:

              一、關于中南集團

              1.1企業簡介

              中南集團?中南建設,成立于1988年2月,現有員工70000余人,其中博士近100人,碩士500余人,MBA15人,EMBA100余人,本科8000余人,總資產逾2000億元,2017年總營收達1536億元,是南通市首個綜合總營收超千億的企業。中南集團下設中南置地、中南建筑、中南土木、中南資本、中南金融、中南建投、中南工業七大產業板塊及中南高科、中南教育、中南園林三大事業部,擁有424家公司,其中獨立法人企業360家,子分公司64家,業務涵蓋房地產開發、工程總承包、海綿城市建設、地下管廊建造、市政工程、軌道交通、安裝、裝飾、鋼結構、能源、工程裝備業、礦產、金融投資、商業運營等領域,業務遍及全國22個省、80多個地縣級城市及海外市場。

              中南集團位列中國企業500強第236位、中國民營企業500強第53位,中國房地產企業19強,中國建筑企業500強第8名,榮獲魯班獎25項、特別魯班獎1項、詹天佑獎15項,以及鋼結構金獎、中國建筑裝飾獎等國家級大獎計50余項,獲得揚子杯、長城杯、白玉蘭杯、泰山杯等省級優質工程獎100余項。

              1.2組織結構



              1.3集團風險合規管理的思路


              一是從風險合規的職責范圍來看,要做到全員合規,執行“分層管理、分類管理、集中管理”。

              二是從風險合規的管控過程看,風險合規管理要做到“前端防范、中端控制、后端審計”。

              1.4集團風險合規管理的執行措施



              前端防范主要包含內控風險制度建立、風險數據庫完善、信息化系統控制的改革升級。

              中端控制包含風險的執行、監控、和評價,風險的評價多維度的評價,有哪些點要進行自評,哪些上級審核評價、哪些涉及客戶評價,合規部參與抽查評價,通過評價來反映合規執行上和合規體系上的問題,反過來在完善前端防范工作。

              后端審計主要是事后審計來發現合規問題,包含工程審計、財務審計、內控審計等,審計發現的合規問題也是發現合規管理漏洞,反過來完善前端和中端控制。

              1.5集團印章管理辦法



              印章管控制度-管控流程圖

              刻制流程:按照集團總部、產業集團、分子公司、項目部分別設立印章刻制流程。

              保管制度:印章必須由公司確定專職負責妥善保管,不得轉借他人。各單位印章保管人員需報產業集團行政辦公室備案。

              適用范圍:根據印章類別分別設定使用范圍,主要包含公章、法定代表人印章、合同專用章、財務專用章、項目部印章。項目部印章和部門印章屬非經濟合同印章,不能在擔保、經濟類合同或協議、結算類原始件等文件上用印。

              流程固化:印章使用實行事前審批制度,通過審批流程發起公文申請、用印和用印登記;

              印章作廢:按照集團總部、產業集團、分子公司、項目部分別設立印章報廢流程。行政辦公室對報廢公章切角留存并向外界發布。

              責任歸屬:對偽造、盜用公司印章,未按批準程序擅自使用印章,公章遺失未及時公示等情況,視情節輕重,對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至解除勞動關系。


              、 集團印章管理的需求分析

              2.1印章管理的重要性

              長期以來,我們的印章管理始終停留在人為管理和制度管理的水平上,而人為管理和制度管理不可控性,流程不透明,常常會導致違規用章現象的出現,可能會給企業帶來巨大的損失。加之建筑企業涉及項目多、跨度大,存在大量分包合同、材料合同、商務函件等的用章,用章管控難度大,存在較大風險。

              2.2集團印章使用現狀

              印章種類多:公章、合同專用章、財務專用章、法人印章、人事專用章、項目部章等。

              用章機構分散:分支機構多,在全國有數十家分公司,數百個項目部。

              用章頻率高:公司每天各類印章蓋章次數要達到數百次以上。

              印章外帶頻率高:經常去異地辦公、工商稅務現場辦公。

              2.3傳統印章管理存在的問題

              法律風險大:因印章管理員等人員管理不善導致違規用印造成的經濟損失較多,法律案件頻發。

              工作效率低:異地用印層層審批,人員送印章、文件效率低下。

              管理成本高:印章管控難度大,總部專人出差檢查用章合規性,造成管理成本上升,管理成本高達上百萬。

              人情章:印章由個人保管,如立場不堅定,容易出現人情章現象。

              違規用章:用章審批流程簽字手續不完整,用章申請缺少部門負責人簽字或法務簽字。

              用章記錄無可查:用章資料丟失、用章過程無法追查。


              三、印章物聯網整體解決方案

              3.1印章物聯網整體架構

              平臺架構:軟件管理平臺+印章管理終端設備

              平臺部署:印章管理平臺部署在總部服務器上,裝有公司印章的印章管理終端設備放置在各分公司。

              設計方案:未經過授權允許的情況下,印章管理終端設備無法啟用;經管理平臺審核授權后,印章管理終端設備由印章管理員指紋解鎖,對文件進行蓋章,蓋章過程拍照記錄,并在管理平臺上進行備案。

              印章物聯網產品涉及軟件和硬件兩個方面,集團經過多次調研考察,最終選擇江蘇群杰物聯科技有限公司的印章物聯網產品。

              3.2終端設備以輕便易攜帶為主

              印章管理終端設備兩種型號,一種是固定型設備,設備較大,印章放置在其中,不可移動外帶,攝像頭安裝在設備正上方,使用時無需架起。另一種是移動型設備,設備輕巧便攜,印章被鎖定在金屬筒體中,外帶方便,攝像頭在設備側面,使用時須架起。

              考慮到我們江蘇中南建筑產業集團有限責任公司作為一家建筑企業,經常會出現外帶用印的情況,所以選擇使用移動型印章管理終端設備。


              3.3軟件系統采取集成方案

              雖然群杰公司有完善的印章物聯網管理平臺,但是考慮到我們江蘇中南建筑產業集團有限責任公司現有的辦公平臺已經比較成熟,所有雙方就在公司現有的辦公平臺基礎上共同進行研發,建立專門的印章管理信息化平臺,將印章管理終端設備與我司的辦公平臺相關聯。


              四、信息化實施過程及應用系統內容

              4.1印章管理系統平臺開發

              印章管理信息化平臺,包含了用章申請、文件上傳、用章審批、短信提示審批、指紋授權蓋章、用章過程拍照、臺帳報表生成等功能。



              (中南印章管理信息化平臺——用章申請界面)


              以用章審核為例,根據不同文件類型劃分不同的用章審核流程,一般審核流程如下:

              業務部門申請用章(附用章文件電子版,如該電子版在其他系統模塊有的,直接鏈接到用章申請和審核界面,不再用附電子版)→部門領導審核(審核電子版本是否符合要求,及紙質版與電子版一致性)→法務審核(主要參與合同、補充協議、法務文書、索賠發函、承諾函等用章審核,主要審核電子版是否按原評審意見調整,及從法律風險防范角度進行審核)→單位負責人審批(對是否用章進行審批)→行政部門審核并用章(對審核流程是否合規進行復核、對電子版與紙質版一致性進行復核)

              4.2試運行階段

              為全面測試和檢驗用章系統和設備的各項功能,我們選擇了部分公司和項目開展試運行工作。

              試運行時間:2016年10月24日至2016年11月20日。

              試運行單位:中南建筑產業集團總公司、南通分公司、海門東洲學校項目部、海門錦尚名苑項目部。

              試運行要求:試運行期間,參與試運行的各單位用章均須通過系統進行申請,通過日常實際操作,發現系統問題,提出優化建議,并及時與系統研發組溝通反饋。各單位行政部負責人為本次試運行的第一責任人,負責各單位用章系統試運行的推進和協調工作。

              試運行內容:用章系統主要分為申請、審核、用章、歸檔四個步驟。

              系統問題和建議反饋:系統研發組及時解決試運行單位反饋的問題,并總結系統運行中的管理和維護問題,確保用章系統能夠正常運行。

              4.3全面推廣階段

              全面推廣使用時間:2016年11月25日

              使用范圍:總公司和全國23個分公司。

              使用內容:用章申請、審核、用印、歸檔。

              使用現狀:全面推廣至今,全集團已累計審批用章申請4700余條,累計駁回用章申請200余條,累計用章83000余次。


              五、 實施碰到的問題及對策

              5.1用印次數不確定

              問題原因:公司的投標文件和竣工資料等文件無法確定準確的用印次數。

              潛在風險:用印次數不確定可能會導致蓋章過程中需要不斷的申請補簽數,降低業務辦理效率;蓋章次數的不去的會導致有心之人在蓋章過程中夾帶文件,偷蓋公章的現象,可能會引發不可控的法律風險。

              分析思考:對于投標文件和竣工資料頁書多無法確定準確次數的問題,通過設定盡可能大的次數,在蓋章完成后統計蓋印次數同時取消剩余次數的使用即可解決。關鍵在于如何規避使用過程中的偷蓋漏蓋問題。經過多次交流探討后,決定設置專人在文件蓋章后及時進行查閱處理,即通過高清攝像頭對蓋章后的文件進行實時采集形成電子資料。

              解決方案:系統采取給予充足的次數,用印結束后點擊“用印結束”,剩余用印次數自動消失。加入高清攝像頭對蓋章文件進行圖像采集,事后專人查看蓋章內容。


              5.2用印文件與印章類型不匹配

              問題對策:公司相關人員蓋章的文件和印章類型存在不一致性,如申請分包合同蓋章,印章類型卻選擇公章。

              潛在風險:因為印章類型的選擇錯誤導致流程無效,延長了流程審批的時間。

              分析思考:主要問題在于業務人員對各類印章的使用場景不清晰,大部分人員在發起用印申請的時候會多方咨詢具體選擇哪個印章,但是存在一部分人員直接選擇某一印章提交申請,導致流程無效。

              解決方案:目前公司已對所有需要蓋章的文件類型進行梳理,一一匹配文件與對應印章的關聯關系。之后在系統中添加了文件類型與印章綁定的功能,通過預設的文件與印章,用印人只需要選擇需要蓋章的文件,系統自動匹配印章類型。


              六、 印章物聯網建設成效

              1、規范用章審批:根據不同的文件類型,固化不同的用章審批流程,杜絕了以往用章審批漏簽字、補簽字、代簽字等違規用章行為。

              2、提高工作效率:用章申請通過辦公平臺線上審核,短信通知審核人,用手機端可隨時隨地查看審核,能滿足所有分公司和項目的用章需求,大大提高了工作效率。

              3、安全可靠:印章通過印控儀保管,未經授權無法使用蓋章,蓋章過程被拍照留檔,印控儀一旦遠離攝像頭,儀器會自動向總部報警。

              4、用章全過程可追溯:一旦發生法律糾紛,可隨時查看用章申請記錄、用章過程記錄。

              5、方便檢查管控:總部隨時可通過信息化辦公平了解和抽查所有印章的使用動態,減少出差檢查,節省辦公經費。

              6、管理效益提升:用章管理系統使用前,總部安排專人出差去各分公司進行用章情況專項檢查,2016年累計發現用章不合規問題3300余起。用章管理系統使用后,總部可以直接通過PC端辦公平臺對各分公司的用章情況進行檢查,檢查效率大大增加,且抽查用章流程不合規現象較上年度有所減少,企業法律風險也相應減少。


              七、 信息化建設經驗總結

              在這高速發展的時代,企業要想生存發展,必須謀求創新,通過創新改革,降低企業運營成本,提高效率,提高競爭力,同時又要降低企業的法律風險。江蘇中南建筑產業集團有限責任公司通過印章管理信息化系統,固化用章審批流程,提高用章審核效率,通過印章管理終端設備,安全保管企業印章,全程記錄用章過程,降低違規用章風險。以印章管理制度為基礎,以印章管理信息化系統為主體,結合印章管理終端設備,形成了企業印章管理法律風險防控體系。



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